Caso você já tenha passado vinte minutos procurando por um pedaço de papel que levaria doze segundos para ser arquivado, você tem alguma compreensão do real valor de um local de trabalho organizado. Espaços físicos pensados para reduzem a desordem e que ajudam você a encontrar o que precisa são um ótimo caminho para criar ordem e reduzir o estresse.

Compartilhando Trabalho, Compartilhando Espaço
Você pode ter uma memória impecável que pode ajudá-lo a localizar cada pedaço de papel em cada pilha, mas um de seus colegas de trabalho talvez precise encontrar esses mesmos papéis sem o benefício de tê-los manipulado. A menos que você trabalhe em um escritório de uma pessoa, você provavelmente estará procurando por itens que seus colegas de trabalho guardaram e eles também estarão procurando por coisas que você mudou. Organizar o local de trabalho pode ajudar a reduzir a frustração de ter que procurar itens que devem estar prontamente disponíveis. Designe locais específicos para diferentes tipos de papéis e ferramentas. Trabalhe com seus colegas de trabalho para criar uma cultura na qual os itens são organizados/arquivados imediatamente, em vez de serem deixados de lado para que esta ação seja feita posteriormente. Rotule suas caixas, bandejas e pastas de arquivos e treine novos colaboradores a seguir o sistema para que eles compreendam o sistema organizacional desde o início. Remova coisas que você não usa regularmente para evitar que ocupem espaço e dificulte a localização de itens de que você realmente precisa.

Eficiência e tempo
Além das horas que você economizará por não ter que procurar itens indispensáveis, um local de trabalho organizado pode melhorar a sua eficiência, alinhando seu espaço com os processos operacionais. Por exemplo, uma fábrica organizada, armazena os materiais o mais próximo possível do local onde eles são realmente usados. Um escritório de contabilidade organizada mantém arquivos recentes de clientes atuais onde eles são mais acessíveis, e arquivos mais antigos de clientes inativos são mantidos em áreas de armazenamento onde eles ainda podem ser encontrados, mas não tão convenientemente. Reservar tempo para organizar seu espaço de acordo com as atividades da empresa não apenas melhora o fluxo de trabalho economizando etapas, mas também obriga a pensar sobre os diferentes aspectos de sua operação e como abordá-los de maneira eficiente e sistemática.

Organização no local de trabalho como um estado de espírito
Manter seu local de trabalho organizado não limita-se apenas a questão de sempre encontrar itens essenciais no momento em que precisa deles. A organização no local de trabalho é um estado de espírito que leva o trabalho e o pensamento em andamento.

Crie uma cultura de manter seu espaço limpo e organizado. Não só o espaço físico, mas o virtual também. Crie sistemas de informação com o mesmo pensamento e mantenha a organização virtual como a existente no seu espaço físico. Agradeça aqueles colegas que são preocupados em também manter o espaço organizado. Sem perceber, eles estão te ajudando a otimizar muito o seu tempo.